מדריך למשתמש: סינון הדואר החדש של מיקרוסופט

מה משתנה בתיבת הדואר שלך, מה תראה, ומה מצופה ממך לעשות

מה השתנה?

הדואר הנכנס שלך נבדק עכשיו גם על ידי Microsoft Defender for Office 365. המערכת בודקת קישורים, קבצים מצורפים ושולחים חשודים, ויכולה להוסיף אזהרות להודעות או להעביר הודעות להסגר (Quarantine) לפני שהן מגיעות אליך.

בעבודה היומיומית אין שינוי. ברוב הימים לא תבחין בכלום. הדברים הבאים הם מה שעשוי להופיע.

מה אתה עשוי לפגוש

המדריך מבוסס על תיעוד Microsoft Learn (Defender for Office 365) ומתאר התנהגות כללית. המדריך לא אומת מול ההגדרות של הארגון שלך.

אזהרות ובדיקות בתוך המייל

טיפ שולח חדש, סימוני אימות, קישורים וקבצים

"…You don't often get email from"

דוגמה להמחשה בלבד

מה זה: טיפ בטיחות שמופיע כשמקבלים הודעה מהשולח בפעם הראשונה, או משולח שלא כותב לך לעיתים קרובות. זו התראה לזהירות, לא פסק דין שהמייל זדוני.

האזהרה נעלמת מהמייל אחרי שהשולח הופך לשולח מוכר, ואין צורך להסיר אותה בעצמך.

סימן שאלה (?) ו-via

• סימן שאלה ליד תמונת השולח: ההודעה לא עברה בדיקות אימות של השולח (SPF/DKIM/DMARC).
• שם שולח עם via (למשל [email protected] via b.com): הדומיין שמוצג שונה מהדומיין ששלח בפועל.

שני הסימונים הם סימן לזהירות, והם מופיעים רק אם מנהל המערכת הפעיל אותם. לפעמים הם מופיעים גם על שולח לגיטימי, למשל מערכת שיווק חיצונית. כשיש ספק, בדוק מול השולח בדרך אחרת.

קישורים: דף אזהרה

כשלוחצים על קישור במייל, Safe Links עשוי לבדוק אותו ברגע הלחיצה. הקישורים עשויים להופיע בכתובת ארוכה שמתחילה ב-safelinks.protection.outlook.com, וזה תקין. אם הקישור מסוכן, ייפתח דף אזהרה במקום האתר.

קבצים מצורפים: בדיקה לפני הפתיחה

קבצים מצורפים עשויים להיבדק בסביבה מבודדת לפני שהם נמסרים. לפי הגדרות הארגון, ייתכן שתראה הודעה בלי הקובץ או עם מציין מקום, עד שהבדיקה מסתיימת. בדרך כלל הבדיקה מסתיימת תוך כ-15 דקות, ולעיתים נמשכת יותר. קובץ שנמצא זדוני גורם לכך שההודעה נעצרת בהסגר, ואז אפשר שלא תראה אותה כלל.

אם המתנת זמן ארוך לקובץ חשוב, פנה לתמיכה. אל תבקש מהשולח לשלוח אותו בדרך אחרת כדי "לעקוף" את הבדיקה.

מקורות: Microsoft Learn, Anti-phishing policies, Safe Links, Safe Attachments. הופעת האזהרות נקבעת על ידי מנהל המערכת.

הודעות בהסגר

מה קורה להודעה שנעצרה ואיך מקבלים עליה התראה

מה זה הסגר?

הסגר הוא מקום בטוח שבו מחזיקים הודעות שנחשדו כספאם, דיוג (phishing), נוזקה או הודעות המוניות. ההודעה לא נמחקת מיד: היא נשמרת לתקופה מוגבלת, ואחריה נמחקת סופית ולא ניתן לשחזר אותה. התאריך מופיע בעמודה Expires.

ההתראה שתקבל

אם ההתראות הופעלו עבורך, תקבל מייל מסכם בשם Microsoft 365 security: You have messages in quarantine. לכל הודעה מופיעים שולח, נושא, תאריך וסיבת העצירה (למשל Prevented spam messages).

דוגמה להמחשה בלבד. הכפתורים שמופיעים בפועל תלויים במדיניות של הארגון.

מה מותר לך לעשות?

ההרשאות תלויות בסיבת העצירה ובמדיניות. לפי ברירת המחדל של מיקרוסופט:

• ספאם, הודעות המוניות, דיוג רגיל וזיוף שולח: אפשר לראות, ובדרך כלל לשחרר או למחוק.
• דיוג בביטחון גבוה, נוזקה, וחוק זרימת דואר: ברירת המחדל היא שההודעה גלויה רק למנהל, ולא תופיע אצלך.
• כפתור Release אפור הוא תקין. פירושו שרק בקשת שחרור או מנהל יכולים לשחרר.

מקור: Microsoft Learn, Find and release quarantined messages as a user ו-Quarantine policies.

אפשרויות ההתראה, דיווח ופנייה לתמיכה

אפשרויות ההתראה על הסגר

האם תקבל התראה, באיזו תדירות ומה תוכל לעשות, תלוי במדיניות שהוקצתה לך. ייתכן שלא תקבל התראות בכלל, וייתכן שתקבל סיכום תקופתי. מנהל המערכת קובע, ואינך יכול לשנות זאת בעצמך. האפשרויות במערכת:

בנוסף, ההרשאות שלך (לראות, לשחרר, לבקש שחרור או רק לצפות בפרטים) נקבעות לפי אותה מדיניות. רוצה לשנות תדירות או סוג התראה? בקש מהתמיכה של הארגון.

איך להגיע להסגר בלי המייל

1. היכנס בדפדפן אל security.microsoft.com/quarantine עם חשבון העבודה שלך.
2. בחר הודעה כדי לראות פרטים וסיבת עצירה.
3. בחר את הפעולה הזמינה לך (ייתכן שרק חלק מהן מוצגות): Release, Request release או Delete.

דיווח על מייל

אם Outlook שלך מציג כפתור Report, אפשר להשתמש בו:

• מייל חשוד שנכנס לתיבה: Report phishing או Report junk.
• מייל תקין שנחסם או הועבר לתיקיית הספאם: Report not junk.

הכפתור זמין רק אם הארגון הפעיל אותו. אם אין לך כפתור כזה, העבר את המייל החשוד לתמיכה בלי ללחוץ על דבר בו.

מתי לפנות לתמיכה

פנה אליהם מיד אם:

• מייל חשוב לא הגיע ואינו מופיע בהסגר.
• הכפתור Release אפור ואתה צריך את ההודעה.
• הודעת ההסגר נראית מזויפת או מבקשת סיסמה.
• לחצת על קישור או הזנת סיסמה במייל חשוד.
• פתחת קובץ שלא ציפית לו.

מקורות: Microsoft Learn, Quarantine policies ו-Report messages in Outlook. ההגדרות בפועל נקבעות על ידי מנהל המערכת של הארגון שלך.